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Entwerfen Sie eine sicherheitsbewusste Kultur

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Ob es um Online-Daten oder vertrauliche Unterlagen geht: die richtigen, aktuellen und am besten geeigneten Sicherheitsmaßnahmen sind unverzichtbar. Viele Unternehmen speichern eine erhebliche Menge an Daten und Informationen online, sodass alle Mitarbeiter über den korrekten Umgang mit persönlichen und firmenbezogenen Daten informiert sein müssen.

Ab Mai 2018 treten für Unternehmen neue Gesetze rund um den Datenschutz in Kraft. Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ändert sich die Art und Weise, wie personenbezogene Daten von Unternehmen jeder Größe verarbeitet werden. Daher ist es wichtig, dass sich jeder so bald wie möglich mit dem Datenschutz vertraut macht.

Neben der Umsetzung der bald in Kraft tretenden DSGVO gibt es einige andere Dinge, die Sie parallel dazu tun können, um eine sicherheitsbewusstere Kultur in ihrem Unternehmen zu fördern.

Jeder Einzelne ist verantwortlich
Datensicherheit liegt in der Verantwortung eines Jeden, der in einem Unternehmen arbeitet. Also ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter wissen, was von ihnen verlangt wird. Die Verpflichtung aller Personen kann helfen, eine kollektive Verantwortung zu schaffen und der Haltung entgegenzuwirken, dass Datensicherheit nur Sache der IT-Abteilung ist. Die Anhebung der Standards rund um die Sicherheit und wie diese von Individuen gesehen wird, ist unverzichtbar.

Das Erstellen einer Datenschutzpolitik-Vorlage für alle in Ihrem Unternehmen hilft zu erfassen, was benötigt wird. Außerdem sorgt das Gespräch über Sicherheit im gesamten Unternehmen und in allen Teams dafür, dass die Mitarbeiter sich bewusst sind, dass dies ein Thema ist, das alle betrifft. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Notwendigkeit verstehen, ein sicheres Passwort zu haben und regelmäßig Computer-Updates durchzuführen, um zu gewährleisten, dass die Anti-Virus-Software auf dem neuesten Stand ist.

Carbon Copy bei E-Mails

 Jeder hat schon Geschichten von Menschen gehört, die ihren Chef versehentlich in einer unglücklichen E-Mail auf CC gesetzt haben, oder bei einer privaten Nachricht versehentlich auf „An alle senden“ geklickt haben. Doch nachlässiges Schreiben von E-Mails kann ebenfalls gegen den Datenschutz verstoßen.

Tatsächlich kann das Auf-CC-Setzen einer Person bzw. einer großen Anzahl von Personen in einem E-Mail-Thread ohne ihre Genehmigung eine Verletzung des Datenschutzes sein, da ihre persönlichen Daten somit geteilt werden. Für Unternehmen, die mit Freiberuflern oder sonstigen Dritten arbeiten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die richtigen Leute als Empfänger von E-Mails eingetragen werden.

Fördern Sie bei Ihren Mitarbeitern stattdessen die Nutzung von BCC und bekräftigen Sie die Wichtigkeit, die Empfängerliste zu überprüfen, bevor sie die E-Mail abschicken.

Freiberufler und ihr Zugriff auf Unternehmensmaterial
Viele Unternehmen setzen regelmäßig freie Mitarbeiter ein, um Aufgaben zu erfüllen. Dies birgt aber einige Herausforderungen für die Datensicherheit. Freiberufler verwenden möglicherweise ihr eigenes Gerät, um die ihnen zugeteilte Arbeit zu erledigen, oder sie müssen möglicherweise auf Unternehmensnetzwerke zugreifen, um alle erforderlichen Informationen zu sammeln.

Es gibt ein paar Schritte, die Ihr Unternehmen ergreifen kann, um Ihre Daten zu schützen, wenn es um Freiberufler geht. Beispielsweise können Sie ihren Zugriff auf Informationen über das Unternehmen beschränken und ihnen nur die Dateien anzeigen, die sie für ihre Arbeit benötigen In Bezug auf die Verwendung ihrer eigenen Geräte müssen Sie sicherstellen, dass Sie den Überblick behalten und sich alle Geräte notieren, die auf das Netzwerk Ihres Unternehmens zugreifen. Letzten Endes liegt es am Freiberufler, dafür zu sorgen, dass die Daten sicher sind. Darauf sollten Sie bestehen, wenn Sie mit Dritten zusammenarbeiten.   

Lagerung und Vernichtung von Dokumenten
Die Notwendigkeit zum Drucken ist in Büros heute immer noch relevant und die sachgerechte Handhabung und Lagerung von gedruckten Dokumenten ist extrem wichtig. Wenn Dokumente, die vertrauliche Informationen enthalten, nicht mehr benötigt werden, reicht es nicht, sie einfach in den Papierkorb zu werfen. In solchen Fällen kann sich ein Aktenvernichter als wertvoll erweisen. Wenn die Dokumente noch relevant sind und für Datensätze oder spätere Abrufe benötigt werden, sind abschließbare Schränke oder andere Formen der sicheren Lagerung das richtige Mittel zum sicheren Verstauen.

Eine effiziente Lösung für das Verwalten von Unterlagen ist es, ein System einzuführen, mithilfe dessen einfach geprüft werden kann, welche Dokumente geschreddert und welche aufbewahrt werden sollen. Sie sollten auch eine klare und logische Art und Weise der Archivierung entwickeln, damit Dokumente innerhalb Ihrer abschließbaren Lösungen leicht zu finden sind, wenn sie benötigt werden.

Verhindern, dass vertrauliche Daten an für jedermann zugänglichen Orten liegen gelassen werden

Für Mitarbeiter, die nicht im Büro arbeiten, oder Laptops oder anderes Zubehör mit sich tragen, müssen Bestimmungen in Kraft treten, die sicherstellen, dass keine Informationen dort hinterlassen werden, wo jeder sie sehen kann. 

Passwörter sollten genutzt werden und eine starke Firewall sollte umgesetzt werden. Wenn Sie extern arbeiten, kann ein Bildschirmschutz Dritte davon abhalten, von Ihrem Bildschirm abzulesen. 

Die Implementierung einer sicherheitsbewussteren Kultur in Ihrem Büro ist wichtig. Wenn Sie alle Mitarbeiter in die Praktiken für den Datenschutz einweihen, stellen Sie sicher, dass sie bereits vor dem Inkrafttreten der DSGVO entsprechend gewappnet sind.

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