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So gestalten Sie Meetings lebendig

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Meetings sind eine feste Größe in jedem Büro. Wir treffen uns zu Teambesprechungen, Mitteilungen der Geschäftsleitung, anlässlich von Geschäftsumbildungen und zu Kundenpräsentationen.

Läuft alles gut, verlassen wir solche Zusammenkünfte beflügelt und mit einem klaren Blick auf die Ausgangslage, die Ziele und wie wir vom einem zum anderen gelangen. Wenn es allerdings schlecht läuft und Teilnehmer nicht aktiv eingebunden werden, dann können Meetings wie Kaugummis unter einer Schulbank sein: zäh und abstoßend.

Meetings stehen und fallen zwar mit den Menschen, die sie leiten und die daran teilnehmen, jedoch können gewisse Techniken und Hilfsmittel zu einer regen Beteiligung beitragen.

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Vorbereitung ist alles

Wenn zum Meeting ein Präsentationsteil gehört, stellen Sie sicher, dass Sie mit der Funktionsweise des Beamers oder Bildschirms vertraut sind. Nichts lässt die Konzentration im Raum so schnell verpuffen wie die Anzeige „Kein Signal“, während Sie sich an Kabelbäumen und Menüpfaden entlanghangeln. PowerPoint ist zwar gut, aber wenn sich Ihr Beitrag von den Hunderten vorherigen Präsentationen abheben soll, stehen zahlreiche Alternativen bereit. 

Mit Interaktion zum Ziel

Wenn Sie ein Stimmungsbild einholen oder neue Ideen entwickeln wollen, führt kein Weg an Interaktion vorbei. Um bei zahlreichen Wortmeldungen nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie das Gesagte auf einem Whiteboard, einer Flipchart, einem elektrischen Bildschirm oder einem der professionellen Anzeigesysteme von Nobo Prestige oder Legamaster festhalten.

Außer bei der visuellen Unterstützung kommen Whiteboards auch da zum Einsatz, wo Sie wenige Punkte kurz zusammenfassen wollen. Flipcharts wiederum eignen sich für ausführliches Feedback. Beschriebene Blätter werden einfach abgerissen und anderswo wieder aufgehängt. Setzen Sie farbige Marker gezielt ein, um einzelne Themenpunkte hervorzuheben, und prüfen Sie vorher, ob die Tinte nicht eingetrocknet oder die Patrone leer ist.

Einbeziehung der Teilnehmer

Erfolgreiche Meetings sind keine Wissenschaft. Je stärker sich die Teilnehmer einbringen können, desto größer der Nutzen. Bitten Sie Mitarbeiter, ihre Ideen und Meinungen auf großformatigen Karteikarten festzuhalten, und hängen Sie diese gut sichtbar auf.

Planen Sie zu Beginn eine kurze Übung zum Warmwerden ein. Ihren Ideen sind praktisch keine Grenzen gesetzt: Fragen Sie, wann sich die Teilnehmer das letzte Mal wie bei „Versteckte Kamera“ gefühlt haben oder in welcher fiktiven Disziplin sie Olympiateilnehmer wären. Bei Kundenpräsentationen ist sicherlich ein zugeknöpfterer Einstieg gefragt, aber gerade informellere Runden mit vielen neuen Gesichtern lassen sich so auflockern.

Mit situationsgerechten Präsentationstools, einer aktiven Moderation und dem richtigen Maß an Teilnehmerbeteiligung werden Ihre Meetings zum vollen Erfolg – die beste Medizin gegen Meetingfrust! 

As for the leftover sandwiches, that’s just a question of ordering fewer to start with.

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